Mit dem Redaktionsplan effizient arbeiten

Ihre Entscheidung einen oder vielleicht sogar mehrere Social-Media-Kanäle zu betreiben, ist getroffen? Dazu sagen wir: Gute Entscheidung! Denn eine Vielzahl an Kommunikationskanälen bedeutet für Sie und Ihr Unternehmen eine höhere Reichweite und steigert Ihre Markenbekanntheit. Der Unternehmensaccount ist noch schnell eingerichtet, danach tun Sie sich allerdings schwer. Welche Themen sollen bearbeitet werden. Oder Sie haben zu Beginn jede Menge Ideen, nach den ersten Wochen und einem anstrengend Arbeitsalltag, kehrt nach der ersten Ideenflut für guten Content, Flaute ein. Zudem sollen Ihre Beiträge regelmäßig kommen und dabei gut durchdacht, auf Ihr Ziel einzahlen und auf Ihre Zielgruppe zugeschnitten sein. Haben Sie sich auch schon gefragt, wie das eigentlich andere Unternehmen eigentlich erfolgreich machen? Diese nutzen einen Redaktionsplan.

Sie waren bisher überzeugt davon, ein Redaktionsplan macht viel Arbeit und sind sich unsicher, ob er Ihnen wirklich weiterhilft? Bevor wir näher auf die Vorteile eingehen, schauen wir uns den Redaktionsplan doch mal genauer an.

Die Bestandteile eines Redaktionsplans

Mithilfe des Redaktionsplans können Beiträge geplant, organisiert und strukturiert werden – kanalübergreifend. Er ist eine Art Kalender und kommt dann zum Einsatz, wenn es um das regelmäßige Veröffentlichen von Inhalten geht, beispielsweise in Social Media.

Ein Redaktionsplan vereint die zeitliche und die inhaltliche Planung von Themen, Texten und Bildern. In ihm findet die gesamte Planung statt. Er schafft eine Übersicht über unseren Content und ist der zentrale Ort, an dem Inhalte, Ideen und Infos gesammelt werden.

Elemente der zeitlichen Planung im Redaktionskalender sind:

Das geplante Datum Ihrer Publikation
Deadlines
Aktions- und Namenstage/Feiertage/andere relevante Ereignisse
Der Status der einzelnen Projekte

In der inhaltlichen Planung wird folgendes festgehalten:

Das Thema des Beitrags
Die Art der Aufbereitung z.B. Bilder/Videos
Der zuständige Mitarbeiter/Verfasser
Welche Ziel-Persona der Beitrag ansprechen soll
Das Format
Call-To-Action-Buttons
Links
Die Plattform, auf der der Beitrag erscheinen soll

Der Redaktionsplan kann nach Belieben erweitert werden. Sie können Ihren Redaktionsplan um die Elemente ergänzen, die Sie in Ihrer individuellen Planung unterstützen, die da beispielsweise wären:

Übergreifende Kampagnenziele
Alternative Titel/Zielpublikationen
KPIs für die einzelnen Kampagnen
Shooting-Locations

Ein Redaktionsplan macht Ihnen die Planung leicht

Vier Gründe, weshalb ein Redaktionsplan Ihre Content-Planung erleichtert:

Sie behalten den Überblick über Themen und erkennen schnell wo Handlungsbedarf besteht
Sie sind disziplinierter, sobald Sie Postings mit Abgabeterminen verknüpfen
Durch die Planung bessert sich die Qualität der Beiträge
Sie beugen Stress vor und sparen Zeit

Empfehlungen folgend, sollte ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin sich um ein soziales Netzwerk kümmern – soweit die Theorie. Die Praxis sieht meistens ganz anderes aus: Da schreibt eine verantwortliche Person Beiträge für Facebook und Instagram, kümmert sich nebenbei um die Themenplanung, beschafft Inhalte, schießt Bilder, erstellt Videos und postet noch Content auf LinkedIn. In diesem kreativen und organisatorischen Mix den Überblick zu behalten ist gar nicht so einfach. Und dann ist da noch die Zielgruppe, die Inhalte möchte, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind – kennen Sie diese Situation? Wenn ja, dann stehen Sie regelmäßig auch vor der Herausforderung, was Sie Woche für Woche veröffentlichen können und der Frage: Welcher Content eignet sich um Ihre Zielgruppe am besten erreichen. Alle Ihre Ideen und Überlegungen können Sie im Redaktionsplan festhalten.

Die Schritte der Content-Planung

Es hilft die Content-Planung in einzelnen Phasen zu denken. Es gibt vier Phasen:

1. Ideenphase

In einer ersten Phase setzen Sie sich bestenfalls mit einem Team zu einem offenen Brainstorming zusammen. Teilen Sie Ihre Ideen, sammeln Sie so viele Überlegungen wie möglich und tragen Sie alles zu den Geschichten, die Sie erzählen wollen, zusammen. Damit keine Idee verloren geht, halten Sie dies am besten in einem Themenplan fest. Er ist als Sammelstelle für Ideen und lose Gedanken zu verstehen und kann dem Redaktionsplan beigefügt werden. Der Themenplan ist eng mit dem Redaktionsplan verknüpft, da dieser aus dem Themenplan hervorgeht. Achten Sie im besten Fall darauf, die beiden nicht zu vermischen, um die Struktur des Redaktionsplans zu erhalten. Sehr gut eignet sich der Themenplan, um ähnliche Ideen zu Themenkomplexen bereits zusammenzufassen und zu clustern.

Ein Tipp zur Ideenfindung: diese erste Phase ist ein sehr kreativer Prozess. Oftmals haben wir die besten Ideen, wenn wir gerade eigentlich mit etwas ganz anderem beschäftigt sind. Sollten Ihnen also auch außerhalb der Brainstorming-Runden Ideen kommen, schreiben Sie diese umgehend in den Themenplan. Dieser kann ein Excel-Tabelle sein, in der Sie sich Spalten und Zeilen anlegen. Wer seine Notizen mit Hilfe eines Tools organisieren möchte, kann beispielsweise die App Evernote nutzen. Aber auch Anwendungen wie Trello, das auch im Projektmanagement eingesetzt wird, unterstützen beim Organisieren der Ideen.

2. Planungsphase

In einem zweiten Schritt werden alle relevanten Entscheidungen für die Planung getroffen. Es gilt die Frage zu klären: Wer postet was, wann und auf welcher Plattform?“. Die Ideen aus Phase 1 werden also in strukturierter Form in den Redaktionsplan übertragen. Wenn mehrere Personen an der Content-Produktion beteiligt sind, kann also über dieses Tool die Aufgabenverteilung und der Status der einzelnen Beiträge kommuniziert werden. Jeder kann sich einen Überblick über anstehende Posts und Themen verschaffen.

Zu Beginn Ihrer Social Media-Aktivitäten legen Sie fest, an welchen Tagen Sie Beiträge veröffentlichen wollen. Die Empfehlung für Facebook und Instagram liegt bei 3 Beiträgen pro Woche. Allerdings gilt mittlerweile auch auf den sozialen Plattformen die Devise: Qualität vor Quantität. Besser, Sie bringen einen guten Beitrag pro Woche, wie drei Beiträge, denen anzumerken ist, dass sie eben mal schnell produziert wurden.

Bei der Wahl des Tools, mit dem Sie den Redaktionsplan erstellen, können Sie auch auf die gute alte Excel-Liste zurückgreifen. Wer viel Content hat und auch mehrere Kanäle bespielen möchte, der kann Management-Tools wie Trello oder Hootsuite ausprobieren – zum Teil kosten dieses Tools.

Wichtig ist es, den Redaktionsplan stets aktualisiert und mit all den notwendigen Informationen gefüttert, für die nächste Phase parat zu haben.

3. Umsetzungsphase

Ab jetzt wird abgearbeitet. Das Thema und der Termin des Posts stehen. Nun geht es um die Produktion, Gestaltung und Veröffentlichung der Posts. Der Redaktionsplan hilft Ihnen dabei, alle benötigten Bestandteile für Ihren Beitrag zu überblicken. Ein rechtzeitiger Blick in den Plan und Sie wissen, ob Bilder vorhanden sind oder ein Shooting benötigt wird. Als Gestaltungstool für Posts empfehlen wir Canva. Die Bedienung ist recht simpel und bereits durch wenige Kniffe können schöne Beiträge entstehen. Die Veröffentlichung von Posts kann manuell und in Echtzeit geschehen. Effizienter läuft es allerdings, wenn Sie dafür ein Planungstool nutzen. In der Meta Business Suite können Sie beispielsweise Beiträge für Facebook und Instagram so erstellen, dass diese automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt veröffentlicht werden.

4. Monitoring-Phase

In der letzten Phase geht es um die Erfolgsmessung. Konkret bedeutet das: Sie schauen sich die einzelnen Themen auf Ihrem Kanal an und bewerten, was bei den Nutzern besser und was schlechter ankommt. Ihren Redaktionsplan sollten Sie daraufhin entsprechend anpassen. Dies geschieht, indem erfolgsbringende Themen vertieft werden und weniger beachtete Themen optimiert oder ausgetauscht werden.

Deswegen ist der Redaktionsplan zeitsparend

Zum Schluss widmen wir uns nun der Frage, die Sie sich sicherlich an der ein oder anderen Stelle gestellt haben: Habe ich denn die Zeit dafür? Diese Sorge ist bei der Arbeit, die täglich in Ihrem Unternehmen anfällt, natürlich absolut berechtigt. Nun sollten Sie sich aber besser fragen: Ist der Weg, den Sie bisher mit Social Media gegangen sind, der richtige? Oder spüren Sie nicht schon jetzt Hektik und Orientierungslosigkeit, wenn es um Social Media geht? Mit einem Redaktionsplan und der Einhaltung der vier Phasen können Sie dem entgegenwirken. Schweißausbrüche oder Posting-Lücken, weil Sie keinen Content vorbereitet haben, wird es nicht mehr geben. Vorarbeit ist das richtige Stichwort. Wenn Sie Ideen gebündelt sammeln, ist das viel effizienter, als sich jede Woche erneut den Kopf darüber zu zerbrechen. Diese Ideen können Sie dann in Ihrem Redaktionsplan an festgelegten Posting-Tagen einplanen. Auch die Umsetzung kann in gebündelter Form stattfinden, da Sie ja dann ganz genau wissen, in welchen Abständen welches Thema gepostet werden soll.

Formatfächer als zusätzliche Hilfe

Bestimmte Themen eignen sich dafür, aus ihnen eine ganze Serie von Posts zu erstellen. Sie haben zum Beispiel ein schönes Zitat gefunden, das Sie gerne posten möchten? Da lohnt es sich zu überlegen, ob es nicht noch mehr Zitate gibt, die Sie in Zukunft posten könnten. In einem sogenannten Formatfächer fassen Sie genau solche Themen zu eigenständigen Formaten zusammen. Auf diese Weise können Sie verschiedene Ideen kategorisieren und in den Formatfächer aufnehmen, um sie in regelmäßigen Abständen zu posten. Wenn Sie dann noch zu den einzelnen Formaten konkrete Designvorlagen erstellen, etwa in Canva, sparen Sie zum einen Zeit, zum anderen können Sie dadurch Ihr Profil optisch einheitlich und ansprechend gestalten.

Fazit

Ein Redaktionsplan bietet viele Vorteile: Er gibt Ihnen Sicherheit in dem, was Sie tun, ermöglicht erfolgreiche Content-Planung und steigert sogar die Effizienz Ihrer Bemühungen. Dabei können Sie ganz individuell bestimmen, wie detailliert Sie Ihren Redaktionsplan führen wollen. Sehen Sie den Redaktionsplan nicht als etwas an, das Arbeit macht, sondern als etwas, das Ihnen die Arbeit erleichtert.